CENTRO ITALIANO STUDI CONTAINERS	ANNO XX - Numero 10/2002 - OTTOBRE 2002

L'informatica e la documentazione di trasporto: un modo per aumentare l'efficienza

Esiste una precisa linea di tendenza tra i vettori marittimi nel senso di consolidare l'emissione di polizze di carico da diversi paesi in un solo centro allo scopo di risparmiare sui costi.

La PONL (P&O Nedlloyd) all'inizio di quest'anno ha trasferito molte delle proprie funzioni amministrative dal Regno Unito a Pune e Chennai in India, nell'ambito di un generale sforzo di taglio dei costi. Un'altra ben nota compagnia di navigazione, che desidera rimanere anonima, ha trasferito la propria attività di documentazione del Regno Unito da Felixtowe all'India all'inizio di quest'anno ed afferma di avere così ridotto di un quarto i propri costi. I suoi clienti non si sono neppure accorti del fatto che le loro polizze di carico non vengono più emesse sul territorio nazionale.

La APL è un'altra società che ha notevolmente mutato il modo in cui le proprie funzioni amministrative vengono espletate. Il suo centro amministrativo regionale di Kuala Lampur è responsabile della emissione della documentazione in uscita per la Malaysia, Singapore, le Filippine, l'Australia, l'Indonesia, la Cambogia, il Myanmar, la Tailandia, il Vietnam, l'India, il Bangladesh, lo Sri Lanka, il Pakistan, gli Emirati Arabi Uniti e l'Arabia Saudita. L'Egitto verrà inglobato in tale processo nel corso del 2002. Il personale si occupa altresì delle notifiche di arrivo agli importatori. L'ufficio ha aperto alla fine del 2000 e la sua produzione media annua di polizze di carico si può quantificare in 350.000 unità.

Joseph Lee, direttore di questo centro, spiega: "Abbiamo scelto Kuala Lampur e Shanghai quali hubs a causa dei costi e della stabilità politica. Anche la qualità del personale è molto alta e disponiamo di una vasta gamma di lingue parlate nell'ufficio. Il nostro scopo generale è quello di sviluppare un centro di documentazione di classe mondiale al fine di creare un prodotto esente da errori e standardizzato. Abbiamo effettivamente ridotto l'emissione di polizze di carico da oltre 50 uffici diffusi in tutta l'Asia ad appena due".

Si può già dire che i centri di Kuala Lampur e Shanghai faranno risparmiare alla APL diversi milioni di di dollari USA nel 2002. Inoltre, le squadre della APL addette alle vendite ed al marketing che dialogano con i clienti a livello globale debbono comunicare le esigenze di documentazione solamente a due uffici asiatici, invece che a cinquanta.

Quanto alla clientela, anche per loro vi sono alcuni vantaggi tangibili. Lee afferma che il 98-99% delle polizze di carico rilasciate sono corrette. Si tratta di un tasso al di sopra della media, il che prova che il trasferimento nei due centri ha avuto successo. Una percentuale simile di polizze di carico viene pure rilasciata ai clienti nel giro di 24 ore dalla partenza della nave-madre, il che è particolarmente importante nel mercato inter-asiatico in cui i tempi di viaggio possono essere brevi.

L'ufficio è aperto 365 giorni all'anno. Un sistema basato su turni assicura che esso sia operativo dalla 6.30 alle 23.00 dal lunedì al venerdì, mentre nel week-end l'orario va dalle 08.30 alle 22.00. Lee sottolinea come questo sia un altro vantaggio ancora e commenta: "Ciò ci consente di lavorare durante le ore non di ufficio, il che è particolarmente importante nei paesi in cui abbiamo partenze nel corso dei fine settimana".

Le polizze di carico possono essere rilasciate ai caricatori attraverso un ufficio di prima linea della APL, ma possono essere stampate anche via Internet, modalità questa che, secondo Lee, si è rivelata popolare poiché consente risparmi sui costi di corriere. La APL fa pagare l'emissione delle proprie polizze di carico, con costi che variano da paese a paese. Si tratta di una prassi standard in auge nel settore finanziario da vari anni e per qualche tempo i vettori hanno fatto pagare ai clienti tale servizio anche in Europa.

Per Lee sono decisivi anche la formazione del personale ed il controllo della qualità. Il personale, una volta assunto, passa due mesi ad apprendere le basi dello shipping, la terminologia specifica del settore e delle lettere di credito. Ciò riduce assai la probabilità di errori. Un esperto del paese coinvolto poi familiarizza il personale con le caratteristiche del suo peculiare mercato. La documentazione indiana e pakistana è particolarmente difficile e richiede molti timbri e molte clausole e le frodi in passato sono state abbondanti. Alla fine, il personale è estremamente efficiente nell'emettere polizze di carico per qualsiasi paese.

Prima che ciascuna polizza di carico venga emessa, viene espletato un procedimento sull'assicurazione della qualità, che prende in considerazione le richieste specifiche di ogni cliente e provvede alla correzione degli errori di natura tipografica o contabile. Tuttavia, gli errori sono un avvenimento raro, dal momento che le bozze vengono faxate elettronicamente ai clienti che le restituiscono con le eventuali correzioni da apportare. Tuttavia, il personale non ha contatti diretti con la clientela, dato che essi vengono mantenuti presso gli uffici locali del paese.

Il consolidamento della funzione di documentazione ha altresì comportato l'aumento dell'efficienza. Si è potuto fare a meno dei 20.000 documenti cartacei che di norma aiutavano l'ufficio ad emettere una media di oltre 6.800 polizze di carico alla settimana. Ogni addetto ha a disposizione il proprio "strumento di lavoro" che corrisponde alla polizza di carico relativa al paese di cui deve occuparsi e può dare la precedenza ai clienti VIP. Come spiega Lee, "non vi è alcuna necessità della carta: il vecchio modo di lavorare non ha proprio nulla a che fare con questo sistema".

Lee è contento dell'impatto apportato dall'ufficio di Kuala Lampur alle attività della APL. Commenta infatti: "Ora che abbiamo trasferito con successo il lavoro di documentazione ai nostri due hubs, stiamo cominciando a fruire dei vantaggi indotti da questo approccio accentrato. Uno dei vantaggi maggiori sta nel nostro arco di copertura. Dato che guardiamo avanti, siamo costantemente alla ricerca delle modalità atte a migliorare la nostra produttività. Noi continuiamo a lavorare per far sì che le nostre polizze di carico girino più in fretta e con maggiore precisione rispetto a quelle della concorrenza".
(da: Containerisation International, settembre 2002)